CG FACTSHEET

Kepatuhan Tata Kelola Perusahaan

Dewan Komisaris dan Direksi berkomitmen pada prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik yaitu Transparansi, Akuntabilitas, Responsibilitas, Independensi dan Kesetaraan & Kewajaran sebagaimana yang direkomendasikan bagi perusahaan publik dan peraturan perundangan serta pedoman terkait dari Regulator. Disamping itu,Perusahaan juga berupaya mencapai standar internasional tertinggi dan praktek terbaik dalam menerapkan prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik.

Berikut ini adalah CG Factsheet berdasarkan Kebijakan GCG yang diterbitkan oleh Perusahaan pada 2012 sebagai revisi dari Kebijakan GCG yang awalnya diterbitkan pada 2009:

Hak dan Kesetaraan Pemegang Saham dan Rapat Umum Pemegang Saham

Pemegang saham Perusahaan memiliki hak dasar yang sama sebagai berikut:

• Hak  menerima  sertifikat  saham  dan  hak mengalihkan saham
• Hak  menerima  informasi  yang  memadai, tepat  waktu dan dalam bentuk yang layak untuk membuat keputusan
• Hak  menghadiri,  mengemukakan  pendapat dan memberikan suara dalam Rapat Umum Pemegang Saham
• Hak  memilih  dan  memberhentikan  para Komisaris dan Direktur
• Hak     menyetujui     penunjukan     auditor eksternal
• Hak  memperoleh  pembagian  keuntungan Perusahaan

Dewan   Komisaris   dan   Direksi  menghargai pentingnya   Rapat   Umum   Pemegang   Saham dan   memfasilitasi   semua   pemegang   saham untuk  menghadiri  rapat,  mendapatkan  akses ke  informasi,  menyampaikan  pertanyaan  dan kesetaraan dalam menggunakan hak suara dalam rapat. Direksi menyampaikan hal hal  penting, bahkan melebihi  yang  disyaratkan  oleh  perundangan kepada  pemegang  saham  agar  mereka  dapat berpartisipasi   dalam   pembuatan   keputusan sambil memastikan pemegang saham menerima informasi  penuh,  memadai  dan  tepat  waktu untuk   keperluan  pengambilan   keputusan.  Selain itu, Direksi mendukung dan memfasilitasi prosedur    pemungutan    suara    yang    layak termasuk   pemungutan   suara   dengan   kuasa dengan menyediakan setidaknya satu Komisaris Independen    untuk    memilih    sebagai    wakil pemegang saham.

Direksi       mendorong       pemegang       saham menyampaikan    pendapat    dan    pandangan mereka  guna  mendapatkan    penjelasan  atau menyampaikan  pertanyaan.    Dewan  Komisaris dan Direksi diharuskan menghadiri Rapat Umum Pemegang  Saham  untuk  menjawab  pertanyaan dari pemegang saham.

Direksi menyusun risalah Rapat Umum Pemegang Saham  dan  membagikannya  kepada  pemegang saham melalui website perusahaan dalam waktu 30 hari dari tanggal rapat.

Konflik Kepentingan

Dewan    Komisaris    tidak    memperkenankan Komisaris,   Direktur,   dan   karyawan   mencari keuntungan  pribadi  dari  atau  terlibat  dalam bisnis  yang  secara  langsung  bersaing  dengan Perusahaan     atau     transaksi     yang     dapat menyebabkan    konflik    kepentingan    dengan Perusahaan.  Jika transaksi tersebut tidak dapat dihindari, Dewan  Komisaris  dan  atau  Direksi wajib  memastikan  bahwa  transaksi  tersebut dilaksanakan dengan keterbukaan dan kejujuran yang  sama  dengan  transaksi  yang  dilakukan dengan pihak tidak terkait.  Komisaris, Direktur dan karyawan yang memiliki kepentingan dalam transaksi demikian tidak boleh ikut serta dalam proses persetujuannya.

Jika  suatu  transaksi  dianggap  transaksi  saling terkait   menurut   peraturan   Regulator,   maka Dewan Komisaris dan Direksi harus memastikan aturan    dan    prosedur    pengungkapan  yang relevan  mengenai  transaksi  saling  terkait  oleh perusahaan terbuka dipatuhi.

Pemangku Kepentingan

Dewan Komisaris dan Direksi mengakui hak-hak  pemangku kepentingan dan karenanya mendorong kerja sama antara Perusahaan dengan pemangku kepentingan  serta  pihak  bersangkutan  lainnya termasuk  karyawan,  pelanggan,  mitra  dagang, kreditur,  instansi  pemerintah,  masyarakat  di mana  Perusahaan  beroperasi  dan  masyarakat luas.    Komisaris,  Direktur  dan  karyawan  harus mematuhi  Aturan  Perilaku  untuk  memastikan transaksi yang berkeadilan dan seimbang  dengan pemangku kepentingan.

Disamping itu, Dewan Komisaris meminta Direksi agar  informasi  mengenai  kegiatan  operasional dilaporkan  kepada  pemangku  kepentingan  dan pihak terkait melalui laporan tahunan, website Perusahaan  dan  saluran  yang  relevan  lainnya.  Saluran  komunikasi  dua  arah  telah  disediakan untuk  memastikan  pemangku  kepentingan  dan pihak lain menyatakan pandangan mereka atau menyampaikan keluhan.

Keterbukaan Informasi & Transparansi

Direksi  mengungkapkan informasi keuangan dan informasi terkait bisnis dan kinerja Perusahaan  secara    akurat,  lengkap,  memadai,  teratur dan  tepat  waktu Informasi  yang  diungkapkan mencerminkan    keadaan    keuangan    aktual Perusahaan dan hasil operasi serta prospeknya.

Dewan   Komisaris   dan   Direksi   memastikan kepatuhan  terhadap  seluruh  undang-undang,  dan  peraturan  yang  relevan  yang  berhubungan dengan keterbukaan informasi dan transparansi.  Perusahaan  telah  mempunyai  fungsi  Corporate Secretary untuk    menyebarkan    informasi kepada   pemangku   kepentingan   dan   fungsi Investor Relations membantu investor dan analis sekuritas memahami perusahaan dan bisnisnya.  Informasi  mengenai  perusahaan  disediakan di website perusahaan baik dalam bahasa Indonesia maupun   Inggris.      Selain   itu,   Departemen Corporate  Communications    ditugaskan  untuk  mempublikasikan  informasi  dan  data  kinerja  perusahaan secara tepat waktu melalui berbagai media.

Manajemen Risiko

Direksi  telah  mengadopsi  sistem  manajemen risiko untuk seluruh risiko yang dapat dikontrol dan bersifat material yang dapat mempengaruhi kegiatan  operasional  Perusahaan.  Ini  meliputi risiko  yang  berhubungan  dengan  pencapaian visi  Perusahaan  dan  pelaksanaan  strateginya maupun   risiko   berkenaan   dengan   keadaan keuangan  Perusahaan,  operasinya  dan  bidang lain  yang  relevan.  Manajemen risiko  dibuat berdasarkan    probabilitas  bahwa  suatu  resiko diidentifikasi mungkin terjadi dan kemungkinan dampaknya terhadap bisnis  Selain itu, tindakan penanggulangan  dan  pencegahan  yang  jelas telah dibuat.  Sistem untuk menilai, memantau dan melaporkan mengenai risiko telah dibuat.

Komite   Manajemen   Risiko   telah   dibentuk  bertanggung    jawab    kepada    Direksi    dan melaporkan    kinerja  dan  rencana  operasinya dan   juga   secara   teratur   melapor   kepada Komite Audit. Tinjauan berkala dilakukan untuk memastikan  kelayakan  dan  keefektifan  dari manajemen resiko.

Internal Audit

Direksi  memastikan     Sistem     Pengendalian Internal yang efisien dan efektif yang mencakup setiap  aspek  operasinya  dan  patuh  terhadap hukum dan peraturan yang terkait.  Mekanisme pemeriksaan  dan  pengawasan    yang  memadai dan   efektif   telah   dibuat   untuk   melindungi investasi pemegang saham dalam Perusahaan dan asetnya.    Perusahaan  secara  jelas  menetapkan prosedur  pelimpahan  wewenang  dan  tanggung jawab untuk manajemen dan staf.

Fungsi Internal Audit yang independen dibentuk untuk    memastikan    seluruh    unit    operasi Perusahaan  telah  memenuhi  prosedur  operasi yang  ditetapkan. Dengan  demikian, fungsi Internal Audit adalah:

• bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama
• menyusun    dan    menyerahkan     laporan audit  kepada  Direktur  Utama  dan  Dewan Komisaris
• memberikan pelayanan administrasi kepada Komite Audit

Pemantauan dan Penilaian Kinerja

Untuk memastikan bahwa kegiatan operasional sejalan  dengan  target  yang  telah  ditetapkan, Dewan  Komisaris  meminta    agar  manajemen melaporkan  hasil  kegiatan  operasional  aktual dibandingkan  dengan  target  yang  ditetapkan secara  teratur.    Apabila  kegiatan  operasional gagal    berjalan    sebagaimana    direncanakan, Dewan Komisaris bersama manajemen mengatasi  situasi   tersebut   dan   menyusun   strategi perbaikannya.

Dewan  Komisaris  mengevaluasi  kinerja  Direksi secara  berkala.  Kriteria  yang  digunakan  untuk evaluasi   tersebut   harus   berkaitan   dengan rencana  strategis  dan  rencana  bisnis  tahunan dan digunakan untuk penentuan remunerasi dan insentif.

Rencana Suksesi

Dewan   Komisaris   memastikan   bahwa   sudah terdapat   rencana   suksesi      untuk   jabatan Komisaris    dan    Direktur    guna    memastikan Perusahaan  dikelola  setiap  saat  oleh  eksekutif dengan keahlian dan kompetensi yang layak.

Budaya Perusahaan & Perilaku Organisasi

Adalah tugas Dewan Komisaris dan Direksi untuk memelihara   budaya   perusahaan   yang   layak dengan   menugaskan   manajemen   merancang budaya    perusahaan    yang    diinginkan    dan memastikan  ini  dikomunikasikan  secara  efektif kepada  seluruh  karyawan    untuk  pemahaman bersama.  Dewan Komisaris dan Direksi berusaha menjadi   contoh   yang   baik   untuk   budaya tersebut.

Pembangunan Berkelanjutan

Nilai-nilai Kami    merupakan  dasar  bagi pendekatan  terhadap   pertumbuhan   jangka panjang  berkelanjutan,  pengelolaan  ekonomi, lingkungan dan  risiko  sosial dan peluang.

Kami  yakin  bahwa  suatu  industri  akan  kuat hanya  apabila  dikembangkan  bersama  sama dengan  tanggung jawab sosial dan lingkungan, yang  pada  gilirannya  memberikan    manfaat  kepada  pemegang  saham  pada  setiap  tahap pembangunan Kami.    Sikap    ini    mendasari Kebijakan   Pembangunan   Berkelanjutan   Kami dan komitmen untuk menjadi warga negara yang baik, berkomitmen pada tanggung jawab sosial, menjunjung   tinggi   rasa   keadilan,   integritas dan  standar  etika  yang  tinggi  terhadap  semua pihak. Di  setiap  lokasi,  Kami  berjanji    melaksanakan bisnis    secara  bertanggung  jawab,  etis  dan sesuai ketentuan hukum dalam segala hal, juga memenuhi standar yang ditetapkan Perusahaan.  Kami  menerapkan  Pembangunan  Berkelanjutan melalui    pelaksanaan    standar    manajemen kualitas, keamanan dan lingkungan yang efektif yang  mengidentifikasi,  menilai  dan  mengelola risiko terhadap karyawan, kontraktor, lingkungan dan masyarakat disekitar Kami, yang timbul dari kegiatan,  baik  yang  dapat Kami  kendalikan ataupun yang  dapat mempengaruhi.

Untuk mencapai tujuan tersebut, kami:

• mengurangi dan secara bertanggung jawab mengelola dampak lingkungan, yang timbul dari seluruh rangkaian kegiatan Kami 
• menetapkan  dan  mencapai  target  dengan penggunaan   sumber   daya   yang   efisien termasuk    mengurangi    dan    mencegah pencemaran      dengan      menilai      dan mempertimbangkan     aspek     penggunaan lahan  dan  nilai  ekologi  dalam  kegiatan investasi, operasi dan penutupan
• membuat dan memelihara data persediaan gas   rumah   kaca   dan   secara   terbuka melaporkan emisi Kami
• peduli  akan  keselamatan  dan  kesehatan kerja karyawan dan kontraktor Kami dengan melakukan  segala  tindakan  yang  praktis dan  seharusnya    guna  meniadakan  korban meninggal, luka dan sakit akibat kerja
• menjunjung  tinggi  hak  asasi  manusia  dan menghormati   setiap   orang   dari   segala suku, ras, kebangsaan, budaya dan agama. 
• Kami  memastikan  bahwa  karyawan  Kami diberikan  imbalan  yang  adil,  pengelolaan dan   kesempatan belajar dan pengembangan profesi yang adil
• membawa  manfaat  berkelanjutan  kepada masyarakat     dan     komunitas     disekitar,  Kami    berusaha    memahami    kebutuhan mereka,    terlibat    dalam    dialog    yang terbuka   untuk   membangun   kepercayaan dan      mempertimbangkan      keprihatinan dan   pandangan   mereka   dalam   proses pengambilan keputusan
• beroperasi secara efisien dan menguntungkan dengan      memaksimalkan      pendapatan, meminimalkan     biaya     dan     melakukan investasi   untuk   mencapai   pertumbuhan jangka panjang dan penciptaan nilai
• melaksanakan  atau  mendukung  penelitian dan  inovasi      yang      mempromosikan penggunaan   produk   dan   teknologi   yang aman, ramah lingkungan dan efisien dalam penggunaannya

Dalam mengimplementasikan kebijakan tersebut Kami membuat indikator yang dapat diukur untuk memantau  dan  mengkaji    kinerja    tanggung jawab   sosial   dan   keselamatan,   kesehatan kerja,  lingkungan  Kami  dan  menggunakannya untuk   menetapkan   target   untuk   perbaikan berkelanjutan.

Komitmen tersebut akan dapat dicapai melalui  tanggung  jawab  sosial,  lingkungan,  kesehatan dan  keselamatan,    pertanggungjawaban  dan kepemimpinan di seluruh tingkat manajemen.

Anti-Suap dan Korupsi

ITM melakukan bisnis dengan standar etika yang tertinggi  dan  tidak  akan  mentolerir  tindakan suap dan korupsi dalam bentuk apapun.

Whistle Blowing

Kebijakan dan sistem Whistle Blowing dibuat untuk mendorong karyawan dan pemangku kepentingan lainnya untuk melaporkan pelanggaran etika dan hukum  yang  mereka  ketahui  kepada  otoritas internal  melalui  sistem  yang  dikelola  secara independen    dengan    menjaga    kerahasiaan  tanpa takut akan timbulnya retaliasi. Kebijakan Whistle Blowing ITM didasarkan pada nilai dasar Perusahaan dan juga kebijakan dan praktik Tata Kelola  Perusahaan.  Kebijakan  Whistle  Blowing berlaku  kepada  semua  Personil  ITM,  termasuk Komisaris dan Direktur.